Privacybeleid Scouting Gouden Cirkel
versie 01-01-2020
Inleiding
Scouting Gouden Cirkel hecht grote waarde aan de bescherming van de persoonsgegevens van haar leden, partners en andere relaties. Persoonlijke gegevens worden door Scouting Gouden Cirkel dan ook met de grootst mogelijke zorgvuldigheid behandeld en beveiligd. Scouting Gouden Cirkel houdt zich dan ook in alle gevallen aan de eisen die de Wet bescherming persoonsgegevens stelt. In dit privacy beleid staat beschreven hoe Scouting Gouden Cirkel persoonsgegevens en gegevensbestanden registreert, verwerkt en bewaart. Ook gerelateerde onderwerpen, zoals het raadplegen, muteren, uitwisselen en verstrekken van gegevens staat in dit beleid beschreven. Het privacy beleid omvat alle on- en offline systemen waarin persoonsgegevens voorkomen.
In dit document worden de onderdelen “inschrijving en registratie”, “groepsopkomsten”, “kampen”, “communicatie”, “beeldmateriaal” en “contact en klachten” toegelicht.
Inschrijving en registratie
De gegevens van leden en kaderleden worden door onze Scoutinggroep met de grootste zorgvuldigheid behandeld. Persoonsgegevens ten behoeve van het lidmaatschap registreren we in Scouts Online, de administratieve applicatie van Scouting Nederland. Hierop is de privacywetgeving (AVG/GDPR) van toepassing. Op www.scouting.nl/privacy vind je het Privacy Statement van Scouting Nederland. Je hebt via Scouts Online (https://sol.scouting.nl) altijd toegang tot je eigen gegevens.
Als je je hebt ingeschreven via de website dan word je inschrijfformulier doorgestuurd naar de ledenadministratie. Het formulier word bewaard op onze mailserver en verwijderd wanneer je je hebt uitgeschreven.
Groepsopkomsten
Het is voor de leiding van de speltakken noodzakelijk om bepaalde gegevens offline beschikbaar te hebben tijdens de groepsopkomsten. In het gebouw van Scouting Gouden Cirkel is een ledenlijst op papier op een afgesloten plek voor de kaderleden van de speltak waar uw zoon/dochter bij actief is beschikbaar. Op deze lijst staan enkel voor de groepsopkomsten noodzakelijke gegevens (o.a. adres, geboortedatum en telefoonnummer ouders).
Kampen
Voor de kampen van Scouting Gouden Cirkel wordt door de kaderleden gevraagd een gezondheidsformulier in te vullen. Deze gegevens zijn nodig om rekening te kunnen houden met specifieke behoeften en om juist te kunnen handelen in geval van nood. Dit gezondheidsformulier wordt enkel gebruikt voor het in het formulier genoemde kamp van Scouting Gouden Cirkel. De ingeleverde formulieren worden zorgvuldig bewaard (zijn op een enkel voor de kaderleden beschikbare plek aanwezig op de locatie van het kamp) en worden niet digitaal geregistreerd in Scouts Online. De formulieren zijn alleen inzichtelijk voor het leidingteam van de speltak waarmee het lid op kamp gaat en worden zo snel mogelijk maar uiterlijk vier weken na afloop van het betreffende kamp vernietigd of teruggegeven aan de wettelijk vertegenwoordiger of het lid.
Communicatie
Het is wenselijk om contact met u als ouder/verzorger te kunnen opnemen om informatie te verschaffen over de groepsopkomsten, kampen, activiteiten en om specifieke informatie over uw zoon/dochter te delen.
Het emailadres wordt gebruikt om belangrijke informatie te communiceren met betrekking tot de groepsopkomst, het kamp of scoutingactiviteiten van Scouting Gouden Cirkel.
De kaderleden van de speltak kunnen daarnaast uw zoon/dochter vragen om zijn/haar telefoonnummer en/of emailadres. Ook deze gegevens worden gebruikt om informatie te delen en eventueel contact te hebben wanneer de situatie daarom vraagt.
Beeldmateriaal
Via onze website en social media kanalen houden we iedereen graag op de hoogte van de activiteiten van onze groep. Hiervoor maken we gebruik van foto’s en video’s. Scouting Gouden Cirkel heeft als beleid voor het plaatsen van foto’s dat er altijd groepen kinderen op de foto staan en dat er geen aanstootgevende foto’s worden geplaatst. Een foto na plaatsing laten verwijderen kan altijd oor contact op te nemen met de leiding van de speltak waar uw zoon/dochter bij actief is.
Op het inschrijfformulier wordt u gevraagd uw toestemming te geven voor het plaatsen van foto’s van uw zoon/dochter, waarbij de bovenstaande richtlijnen worden gebruikt. Geeft u geen toestemming, dan worden er geen foto’s geplaatst waarop uw zoon/dochter herkenbaar is. Mocht u later de toestemming willen wijzigen, dan kunt u contact opnemen met de kaderleden van de speltak waarbij uw zoon/dochter actief is.
Contact en klachten
We hebben getracht dit document zo volledig en duidelijk mogelijk op te stellen. Het kan echter zijn dat u nog een aanvullende vraag of opmerking heeft. Deze kunt u stellen/doorgeven aan de kaderleden van de speltak waarbij uw zoon/dochter actief is. Zij zullen, eventueel in overleg met het bestuur een antwoord op uw vraag geven of aangeven wat er met uw opmerking wordt gedaan.
Wanneer er klachten zijn over de naleving van ons privacybeleid, dan kunt u zich eveneens richten tot de kaderleden van de speltak waarbij uw zoon/dochter actief is en/of kunt u contact opnemen met het bestuur middels info@scoutinggoudencirkel.nl.